Wie planen Sie ein Sicherheitskonzept für 50.000 Besucher nach den Standards der Versammlungsstättenverordnung?

Die Verantwortung für 50.000 Menschen wiegt schwer. Als Veranstalter eines Festivals oder einer Grossveranstaltung tragen Sie nicht nur das unternehmerische Risiko, sondern vor allem die Verantwortung für die Unversehrtheit jedes einzelnen Besuchers. Ein genehmigtes Sicherheitskonzept ist dabei keine bürokratische Hürde, sondern das Fundament, auf dem das gesamte Event steht. Viele Veranstalter konzentrieren sich darauf, die formalen Anforderungen der Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) zu erfüllen, um die behördliche Zustimmung zu erhalten. Sie erstellen Checklisten, beauftragen Dienstleister und reichen ein umfangreiches Dokument ein.

Doch dieser Ansatz greift zu kurz und kann im Ernstfall fatale Folgen haben. Ein statisches Dokument, das in einem Ordner verstaubt, schützt niemanden vor einer Massenpanik, den Folgen eines Unwetters oder einem medizinischen Notfall. Die gängige Praxis, Sicherheit als eine Liste von abzuhakenden Punkten zu betrachten, ignoriert die dynamische und oft unvorhersehbare Realität einer Grossveranstaltung. Was passiert, wenn Starkregen das Gelände in eine Schlammwüste verwandelt und Fluchtwege blockiert? Wie reagiert das System, wenn ein technischer Defekt auf der Hauptbühne eine sofortige Evakuierung erfordert?

Die wahre Herausforderung liegt darin, über die reine Konformität hinauszudenken. Es geht darum, ein operatives, dynamisches Sicherheitskonzept zu entwickeln, das nicht nur auf dem Papier existiert, sondern in den Köpfen aller Beteiligten verankert ist und in der Praxis funktioniert. Dieser Artikel bricht mit dem reinen Abarbeiten von Vorschriften. Er zeigt Ihnen, wie Sie die zentralen Säulen eines Sicherheitskonzepts – von der Fluchtwegberechnung bis zur Krisenkommunikation – so planen, dass sie nicht nur genehmigungsfähig sind, sondern vor allem eines sind: praxistauglich und resilient gegenüber dem Chaos.

Wir werden die kritischen Fragen beleuchten, die über eine reine Gesetzeslektüre hinausgehen. Anhand von konkreten Grenzwerten, bewährten Berechnungsmodellen und operativen Strategien erhalten Sie einen Leitfaden, der Ihnen hilft, die Sicherheit Ihrer Besucher von einer Verpflichtung in eine proaktive Stärke zu verwandeln.

Wie berechnen Sie Fluchtwegebreiten so, dass es bei Panik keinen Stau gibt?

Die Berechnung von Fluchtwegbreiten ist der Kern jeder Sicherheitsplanung und ein häufiger Punkt für Beanstandungen durch die Behörden. Es genügt nicht, sich starr an die Grundregel der Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) zu halten. Diese schreibt vor, dass die lichte Breite eines jeden Teils von Rettungswegen mindestens 1,20 m betragen und für die darauf angewiesenen Personen bemessen sein muss. Für Versammlungsstätten im Freien gilt dabei ein Richtwert von 1,20 m je 600 Personen. Doch diese Zahlen sind nur das absolute Minimum und berücksichtigen keine Panikdynamik.

Ein operatives Sicherheitskonzept muss die theoretische Kapazität in einen realen Personenstrom übersetzen. Personenstromanalysen zeigen, dass eine Breite von 1,20 m bei einer mittleren Gehgeschwindigkeit und hoher Personendichte (2,5 bis 3,0 P/m²) einen Abstrom von etwa 250 Personen pro Minute ermöglicht. In einer Paniksituation bricht diese Geschwindigkeit jedoch zusammen, während die Dichte gefährlich ansteigt. Die entscheidende Frage ist daher nicht: „Ist der Weg breit genug?“, sondern: „Wie schnell kann sich dieser Weg im Worst-Case-Szenario leeren?“. Engstellen, unzureichende Beleuchtung, unklare Beschilderung oder Hindernisse können die effektive Breite dramatisch reduzieren und einen Stau mit fatalen Folgen auslösen.

Die Planung muss daher folgende Aspekte zwingend einbeziehen:

• Redundanz: Planen Sie immer mehrere, voneinander unabhängige Fluchtwege für jeden Bereich. Der Ausfall eines Weges darf nicht zum Kollaps des gesamten Systems führen.
• Klare Führung: Die Wege müssen intuitiv verständlich, exzellent beleuchtet und frei von jeglichen Hindernissen sein. Denken Sie an mobile Verkaufsstände, Mülltonnen oder Kabelbrücken, die im Chaos zu Stolperfallen werden.
• Dynamische Anpassung: Prüfen Sie, ob die berechneten Zahlen für die spezifische Veranstaltungsart noch weiter reduziert werden müssen. Ein Elektro-Festival mit einem tendenziell jüngeren und dichter gedrängten Publikum vor der Bühne hat ein anderes Risikoprofil als ein Best-of-Konzert mit Sitzplätzen.

Ein Sicherheitskonzept, das nur die Mindestbreiten aus der Verordnung abnickt, ist unzureichend. Ein verantwortungsbewusstes Konzept simuliert den Ernstfall und plant Puffer ein, die über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen, um die Entleerungszeit (die Zeit, bis der letzte Besucher den Gefahrenbereich verlassen hat) unter allen Umständen zu minimieren.

Ab welcher Windstärke müssen Sie die Hauptbühne evakuieren?

Das Wetter ist einer der grössten unkontrollierbaren Risikofaktoren bei Open-Air-Veranstaltungen. Insbesondere Windlasten auf grosse Bühnenkonstruktionen, LED-Wände und Traversensysteme stellen eine erhebliche Gefahr dar. Ein professionelles Sicherheitskonzept definiert daher präzise und unmissverständliche Grenzwerte und Handlungsprotokolle für den Fall von Starkwind. Es reicht nicht aus, sich auf Wetter-Apps zu verlassen; eine permanente Überwachung vor Ort durch kalibrierte Windmessgeräte (Anemometer) ist zwingend erforderlich.

Der Branchenstandard, der auch in vielen statischen Berechnungen für Fliegende Bauten hinterlegt ist, sieht eine kritische Schwelle vor. In der Regel muss der Betrieb so ausgelegt sein, dass die Bühne bis zu Windstärke 8 (entspricht ca. 20 m/s oder 75 km/h) mit Wänden in Betrieb bleiben kann. Beim Erreichen dieses Wertes ist sofortiges Handeln erforderlich. Das bedeutet in der Regel, dass alle windanfälligen Flächen, wie seitliche Gazen oder hintere Planen („Absegeln“), entfernt werden müssen, um die Angriffsfläche für den Wind drastisch zu reduzieren. Überschreiten die Böen auch nach diesen Massnahmen weiterhin kritische Werte, ist die Evakuierung des Bühnenbereichs und letztlich der gesamten Bühne die einzig verantwortbare Konsequenz.

Ein dynamischer Sicherheitsplan legt diese Schwellenwerte und die dazugehörigen Massnahmenketten im Vorfeld fest. Wer ist verantwortlich für die Messung? Wer gibt die Anweisung zum „Absegeln“? Wer entscheidet über die Evakuierung? Diese Fragen müssen in einer klaren Befehlskette (Command Chain) geklärt und mit allen Beteiligten – vom Bühnenmeister über den Sicherheitschef bis zur Einsatzleitung – kommuniziert sein. Zögern ist im Ernstfall keine Option. Die Entscheidung zur Evakuierung muss auf Basis von Fakten (Windmessung) und nicht auf Hoffnung getroffen werden.

Wie dimensionieren Sie den Sanitätsdienst für ein Elektro-Festival korrekt?

Die Dimensionierung des Sanitätsdienstes ist weit mehr als das Erfüllen einer Auflage. Sie ist eine direkte Massnahme zur Risikominimierung und ein zentraler Baustein des Besucherschutzes. Die pauschale Annahme „mehr hilft mehr“ ist dabei ebenso falsch wie eine zu knappe Kalkulation. Die korrekte Anzahl an Personal und Material hängt von einer detaillierten Gefährdungsanalyse ab, die über die reine Besucherzahl hinausgeht. Faktoren wie die Art der Veranstaltung, das erwartete Publikum, die Dauer, die Jahreszeit und der Konsum von Alkohol und anderen Substanzen spielen eine entscheidende Rolle.

Ein in Deutschland weit verbreitetes und anerkanntes Instrument zur Bedarfsermittlung ist die Berechnung nach dem sogenannten Maurer-Schema. Dieses Modell liefert eine solide Basis, muss aber veranstaltungsspezifisch angepasst werden. Insbesondere bei Elektro-Festivals, bei denen typischerweise eine höhere Dichte, längere Tanzdauern und ein spezifisches Risikoprofil hinsichtlich Dehydration, Überhitzung und Substanzkonsum vorliegen, ist ein signifikanter Aufschlag auf die Basisberechnung unumgänglich.

Doch die reine Anzahl an Helfern ist nur die halbe Miete. Die strategische Positionierung der Sanitätsstationen und mobilen Teams ist ebenso kritisch. Die Standorte müssen so gewählt werden, dass die Hilfsfristen (die Zeit vom Notruf bis zum Eintreffen qualifizierter Helfer) in jedem Winkel des Geländes – von der Main Stage über die Campingplätze bis zu den entlegensten Winkeln – so kurz wie möglich sind. Die Planung muss die frühzeitige Abstimmung mit den etablierten Hilfsorganisationen (DRK, Johanniter, Malteser, ASB) beinhalten. Zudem ist bei Festivals dieser Art die Integration von Teams für die psychosoziale Notfallversorgung (PSNV) zur Betreuung von Personen in psychischen Ausnahmezuständen ein absolutes Muss.

Wie richten Sie Beschallungsanlagen aus, um Grenzwerte im Wohngebiet einzuhalten?

Lärm ist einer der häufigsten Konfliktpunkte zwischen Veranstaltern und Anwohnern und kann im schlimmsten Fall zur Untersagung zukünftiger Events führen. Die Einhaltung der gesetzlichen Lärmimmissionsrichtwerte ist daher keine Option, sondern eine zwingende rechtliche Verpflichtung. Die Technische Anleitung zum Schutz gegen Lärm (TA Lärm) ist hier das massgebliche Regelwerk. Sie definiert für reine Wohngebiete strenge Immissionsrichtwerte von 55 dB(A) tagsüber (bis 22 Uhr) und 40 dB(A) nachts. Diese Werte gelten nicht direkt vor der Bühne, sondern am Immissionsort – also beispielsweise am offenen Fenster des nächstgelegenen Wohnhauses.

Ein verantwortungsvolles Sicherheits- und Veranstaltungskonzept verlässt sich nicht darauf, die Lautstärke bei Beschwerden einfach herunterzuregeln. Es setzt auf präventive Steuerung durch moderne Beschallungstechnologie und eine sorgfältige Planung. Die Zeiten, in denen riesige Lautsprechertürme unkontrolliert in alle Richtungen schallten, sind vorbei. Heutige Systeme ermöglichen eine präzise Kontrolle über die Schallausbreitung. Der Schlüssel liegt in der Kombination aus detaillierter Simulation im Vorfeld und dem Einsatz gezielter Techniken während der Veranstaltung.

Ein lückenloses Konzept beinhaltet daher nicht nur die Benennung der Grenzwerte, sondern auch die exakte Beschreibung der technischen Massnahmen, die zu deren Einhaltung ergriffen werden. Dazu gehören Lärmprognosen durch Fachplaner, die Festlegung von Messpunkten in der Nachbarschaft und eine kontinuierliche Protokollierung der Pegel während der gesamten Veranstaltung. Dies dient nicht nur dem Schutz der Anwohner, sondern auch als rechtssicherer Nachweis gegenüber den Behörden.

Pfandsystem vs. Einweg: Was funktioniert logistisch bei Schlamm und Regen?

Die Entscheidung zwischen einem Mehrweg-Pfandsystem und Einweggeschirr erscheint auf den ersten Blick primär eine Frage der Nachhaltigkeit und des Marketings zu sein. Aus Sicht der Veranstaltungssicherheit ist sie jedoch eine hochrelevante logistische und operative Weichenstellung, insbesondere unter Extremwetterbedingungen wie Dauerregen und Schlamm. Ein Realitäts-Check der beiden Systeme offenbart erhebliche Unterschiede in Bezug auf Sicherheitsaspekte wie Brandlast und Fluchtwegbelastung.

Ein Einwegsystem erzeugt enorme Mengen an Müll. Diese Müllberge, oft aus leichtem Kunststoff, stellen nicht nur ein ästhetisches Problem dar, sondern können auch eine erhebliche Brandlast darstellen, wenn sie unsachgemäss gelagert werden. Noch kritischer: Bei Wind können leere Becher und Verpackungen über das gesamte Gelände geweht werden, Fluchtwege verunreinigen und zur Stolpergefahr werden. Ein Pfandsystem hingegen reduziert das Müllaufkommen drastisch und sorgt durch den monetären Anreiz dafür, dass Becher zurückgebracht werden. Doch genau hier liegt die Tücke im Detail: Die Pfandrückgabe.

Unter widrigen Wetterbedingungen werden Pfandrückgabestationen schnell zu kritischen Engstellen. Besucher, die im Schlamm nicht weit laufen wollen, drängen sich vor den Stationen, was zu lokalen Verdichtungen führt, die Flucht- und Rettungswege blockieren können. Die Logistik hinter dem Pfandsystem ist ebenfalls anfällig. Spülmobile benötigen befestigte Zufahrten und eine funktionierende Wasser- und Stromversorgung, was auf einem aufgeweichten Festivalgelände zu einer massiven Herausforderung wird. Fällt die Spüllogistik aus, bricht das gesamte System zusammen.

Die Wahl des Systems muss daher im Sicherheitskonzept detailliert bewertet werden:

Es gibt keine pauschal richtige Antwort. Ein Pfandsystem ist aus ökologischer Sicht überlegen, erfordert aber eine extrem robuste und wetterfeste Logistikplanung mit dezentralen, breitflächigen Rückgabepunkten, die keine Hauptverkehrsadern kreuzen. Ein Einwegsystem erfordert ein massives Müllmanagement-Konzept mit ausreichend Personal und geschlossenen Containern, um Brandlasten und Verunreinigungen zu minimieren.

Wie reduzieren Sie die Interventionszeit der Polizei auf unter 5 Minuten?

In einer kritischen Sicherheitslage – sei es eine gewalttätige Auseinandersetzung, eine panische Bewegung in der Menge oder eine terroristische Bedrohung – zählt jede Sekunde. Eine Interventionszeit der Einsatzkräfte (insbesondere der Polizei) von unter fünf Minuten kann über Leben und Tod entscheiden. Dieses Ziel ist jedoch auf einem weitläufigen und unübersichtlichen Festivalgelände mit 50.000 Menschen nur durch eine minutiöse Vorbereitung und ein perfektes Schnittstellen-Management zwischen dem privaten Sicherheitsdienst und den Behörden erreichbar.

Der Schlüssel liegt in der Beseitigung von Informationsverlusten und Zeitverzögerungen in der Meldungskette. Eine unpräzise Meldung wie „Schlägerei vor der Hauptbühne“ ist für schnell eintreffende Kräfte wertlos. Das Ziel muss eine qualifizierte Lagemeldung sein, die sofort eine präzise Verortung und eine Einschätzung der Lage ermöglicht. Dafür sind mehrere operative Massnahmen im Sicherheitskonzept festzuschreiben:

• Aufbau einer gemeinsamen Einsatzleitung (ELW): Ein gemeinsames Lagezentrum, in dem Vertreter des Veranstalters, des Sicherheitsdienstleiters, der Polizei, der Feuerwehr und des Sanitätsdienstes sitzen, ist nicht verhandelbar. Hier laufen alle Informationen zusammen und werden Entscheidungen koordiniert getroffen.
• Erstellung von Planquadratkarten: Das gesamte Veranstaltungsgelände muss in einem Raster aus eindeutigen Planquadraten (z.B. A1, B5, C12) aufgeteilt werden. Jede Sicherheitskraft muss mit dieser Karte ausgestattet und geschult sein, um einen Vorfall sofort einem exakten Quadrat zuordnen zu können.
• Klare Kommunikationskanäle und Ansprechpartner: Es müssen zentrale Ansprechpartner benannt und feste Kommunikationswege (z.B. dedizierte Funkkanäle) etabliert werden. Dies verhindert, dass Notrufe in einer allgemeinen Hotline untergehen.
• Strategische Positionierung von Eingreiftrupps: Basierend auf der Gefährdungsanalyse (z.B. Bereiche vor den Bühnen, Eingänge, Barbereiche) müssen sowohl private als auch polizeiliche Eingreiftrupps an strategischen Punkten vorpositioniert werden, um die Wege zum Einsatzort zu verkürzen.

Wie das Ministerium des Innern NRW in seinem Orientierungsrahmen für Grossveranstaltungen betont, ist eine professionelle Kooperation der Schlüssel. Der Prozess muss strukturiert sein, wie das Ministerium in seiner Publikation hervorhebt:

Vielfältige Sicherheitsaspekte, die durch unterschiedliche Fachgesetze geregelt werden, sind bei der Durchführung von Grossveranstaltungen durch die Kommunen zu prüfen. Eine ressortübergreifende Arbeitsgruppe hat den Orientierungsrahmen für Veranstaltungen im Freien mit erhöhtem Gefährdungspotential erarbeitet

– Ministerium des Innern NRW, Orientierungsrahmen für Grossveranstaltungen

Die Reduzierung der Interventionszeit ist keine Frage des Zufalls, sondern das Ergebnis einer systematischen und im Vorfeld geübten Zusammenarbeit aller Sicherheitsgewerke.

Der Fehler in der Bauprobe, der später auf der Bühne zu Unfällen führt

Die Sicherheit einer Bühnenkonstruktion beginnt lange bevor der erste Künstler sie betritt. Sie beginnt mit der Planung und findet ihren kritischsten Prüfpunkt bei der Bauabnahme, oft als Teil einer „Bauprobe“ verstanden. Ein hier übersehener Fehler kann später, unter Volllast und dynamischen Einflüssen wie Wind oder tanzenden Menschen, zu katastrophalen Unfällen führen. Die Verantwortung des Veranstalters liegt darin, sicherzustellen, dass dieser Prozess mit absoluter Akribie und nach den in Deutschland streng geregelten Verfahren durchgeführt wird.

Der häufigste und gefährlichste Fehler ist die Annahme, dass die Konstruktion schon passen wird, weil sie von einer professionellen Firma aufgebaut wird. Diese Haltung ist fahrlässig. Für genehmigungspflichtige „Fliegende Bauten“ wie grosse Festivalbühnen ist eine Ausführungsgenehmigung erforderlich, der eine geprüfte Statik zugrunde liegt. Doch die beste Statik ist wertlos, wenn sie vor Ort nicht 1:1 umgesetzt wird. Fehlende oder falsch montierte Aussteifungen (Windverbände, Diagonalen), die Verwendung nicht zertifizierter Materialien oder improvisierte Änderungen an der Konstruktion sind tickende Zeitbomben.

Um Fehler zu vermeiden, ist die Verwendung standardisierter Checklisten, wie sie etwa von der IGVW (Interessengemeinschaft Veranstaltungswirtschaft) bereitgestellt werden, unerlässlich. Diese stellen sicher, dass alle relevanten Punkte systematisch überprüft werden.

Wie bekommen Sie Ihr Geld zurück, wenn das Konzert verschoben wird oder der Headliner ausfällt?

Auch das bestgeplante Event ist nicht vor unvorhersehbaren Ereignissen gefeit. Eine Absage, eine Verlegung oder der Ausfall eines Headliners ist für Besucher ärgerlich, für den Veranstalter jedoch eine komplexe rechtliche und kommunikative Herausforderung. Das Sicherheitskonzept muss auch einen Plan für diesen „Fall danach“ beinhalten, denn die Art und Weise, wie Sie mit Rückerstattungen und Kommunikation umgehen, hat direkten Einfluss auf Ihre Reputation und kann rechtliche Konsequenzen haben.

Grundsätzlich gilt nach deutschem Recht (§§ 275, 326 BGB): Fällt eine Veranstaltung ersatzlos aus, wird die Leistung (das Konzert) unmöglich. Damit entfällt die Gegenleistungspflicht des Besuchers, sein Geld zu bezahlen. Bereits gezahlte Ticketpreise sind grundsätzlich zu erstatten. Eine Verlegung der Veranstaltung auf einen anderen Termin muss der Ticketinhaber nicht akzeptieren und kann ebenfalls die Erstattung des Kaufpreises verlangen. Die in der Pandemie eingeführten „Gutscheinlösungen“ waren eine gesetzliche Ausnahme und sind nicht mehr die Regel.

Komplizierter wird es beim Ausfall eines einzelnen Headliners bei einem mehrtägigen Festival. Hier argumentieren Veranstalter oft, dass der Gesamtcharakter des Festivals erhalten bleibt und somit kein Recht auf (vollständige) Rückerstattung besteht. Gerichte haben hier in der Vergangenheit unterschiedlich geurteilt, oft abhängig davon, ob der ausgefallene Act der alleinige Publikumsmagnet war. Um sich vor den erheblichen finanziellen Risiken einer Absage zu schützen, ist der Abschluss einer Veranstaltungsausfallversicherung für jeden professionellen Veranstalter unerlässlich. Diese deckt je nach Police Risiken wie Unwetter, Terrorgefahr oder eben auch die krankheitsbedingte Absage des Hauptkünstlers ab.

Entscheidend ist im Krisenfall eine transparente, schnelle und ehrliche Kommunikation. Ein vorab definierter Krisenkommunikationsplan, der alle Kanäle (Website, Social Media, Pressemitteilungen) berücksichtigt, ist Gold wert. Er stellt sicher, dass alle Ticketinhaber gleichzeitig und mit klaren Informationen über ihre Rechte und die nächsten Schritte versorgt werden. Dies schafft Vertrauen und verhindert einen zusätzlichen Imageschaden.

Beginnen Sie daher jetzt mit der strukturierten Ausarbeitung und Überprüfung Ihres Konzepts. Die Sicherheit Ihrer 50.000 Besucher und die Zukunft Ihrer Veranstaltung sind nicht verhandelbar.